Congrès scientifique Colloque Symposium Salon commercial Événement corporatif

Agora organise votre événement d'une main de maître et communique avec vous à chaque étape.

Service-conseil et coordination

Avec Agora, rien n'est laissé au hasard. Nous vous appuyons dans les tâches liées à la planification, la programmation, l'organisation et la coordination de l'événement. En voici quelques-unes :

  • Échéancier de réalisation
  • Préparation d'appels d'offres
  • Négociation et gestion des fournisseurs
  • Prévisions budgétaires
  • Coordination

Gestion des inscriptions et accueil

Avec Agora-Inscription, nous prenons en charge les inscriptions en ligne, le traitement des paiements, le suivi des inscriptions et l'accueil des participants sur le site. Ça y est : vous pouvez respirer maintenant.

Coordination des exposants

De la sollicitation des exposants au plan d'exposition, en passant par la signature des contrats, nous assurons le lien avec les exposants afin que tout soit prêt pour le jour J.

Coordination logistique

Audio-visuel, transport, hébergement, traiteur, matériel du participant : Agora s'occupe de tout ce qui vous donne des maux de tête.

Gestion des appels de communications

Avec la plateforme Agora-Abstracts, la soumission et la révision de résumés en ligne est possible partout à travers le monde, et ce, même à 3h00 du matin.

Heureusement pour les gens occupés, nous sommes des experts redoutables en gestion des commandites.

Coordination des commandites

Rédiger un plan de commandite, solliciter, relancer, facturer, relayer l'information : ce n'est probablement pas votre seule tâche à l'agenda. Confiez-nous la gestion des commandites pour avoir l'esprit tranquille.

Coordination des activités sociales

Un événement sans mise en scène ressemble un peu à un long cours théorique. Notre équipe organise le scénario de la soirée et l'animation afin que vos convives parlent encore de vous dans 10 ans.

Communication et promotion

Pour assurer un bon taux de participation, tout passe par une promotion efficace et, une fois inscrit, il n'y a rien de pire que d'être mal informé sur les lieux. C'est pourquoi nous concevons le matériel qui sera sur les lieux du congrès afin que tout soit clair (signalisation, affichage, cocardes, agenda, etc.).

Matchmaking (Agora-Match)

Un outil de B2B simple et efficace. Agora-Match met en contact des participants qui ont des intérêts communs, en fonction leur domaine d'activités.

APPLICATIONS MOBILES POUR ÉVÉNEMENTS ET CONGRÈS

On n'arrête pas le progrès !

L'utilisation d'applications mobiles dans le cadre d'événements sera bientôt la norme dans l'industrie. Agora détient une longueur d'avance en la matière, ayant déjà coordonné l'implantation de diverses solutions mobiles pour des événements, toujours en tenant compte des besoins, du budget et de la clientèle cible.

ÉCORESPONSABILITÉ

Des trucs pratiques pour réduire votre empreinte écologique…

Forte de son expérience, Agora vous accompagne à toutes les étapes de la réalisation d'un événement écoresponsable.

Toujours chef de file, Agora a vu à l'organisation des premiers événements international et grand public écoresponsables tenus au Centre des congrès de Québec.

Récemment, Agora s'est illustrée remportant le Vivat, prix Loto-Québec pour les événements responsables, dans la catégorie Alimentation. Les juges ont notamment souligné les efforts colossaux pour atteindre le niveau 4 de la norme BNQ 9700-253.

Invitation Inscription Transaction Identification Sondage

Nous vous offrons bien plus qu'un simple formulaire d'inscription en ligne. L'équipe d'Agora assure la gestion de vos inscriptions et, surtout, vous fait sauver temps et énergie.

Service-conseil

Les événements, c'est notre métier : laissez-nous vous guider lors de la conception de votre formulaire d'inscription, votre grille tarifaire et vos calendriers d'envois courriel. Notre expérience est à votre service.

Inscriptions en ligne

Via Agora-Inscription, nous concevons et configurons votre formulaire d'inscription en ligne selon vos besoins, en y intégrant le visuel de votre événement.

Vous pourrez aussi visualiser l'évolution des inscriptions avec des rapports en temps réel.

Traitement des paiements

Nous faisons pour vous la conciliation des paiements reçus et produisons des rapports d'étape. Bref, tout ce que vous ne souhaitez pas faire dans vos temps libres.

Centrale d'information et suivi des inscriptions

Pour un événement réussi, mieux vaut rester zen. Notre équipe répondra aux questions des participants liées à l'inscription ou à la programmation en tout temps.

Accueil sur le site

Cocarde, code à barres, horaire, coupons, billets, reçu, attestation de présence : notre personnel bilingue assure l'accueil et l'inscription des participants. Nous préparons, entre autres, les cocardes et prenons en charge l'aire d'inscription.

Invitations, communication et promotion

Nous pouvons créer pour votre événement, des invitations et des courriels promotionnels personnalisés, de même qu'un site Internet.

Nous offrons à l'industrie pharmaceutique des services d'organisation de formations médicales continues et de réunions d'affaires depuis plus de 20 ans.


En tant que fournisseur de différentes compagnies pharmaceutiques, nous comprenons vos besoins spécifiques et les règles de votre industrie, telles que le Rx&D.

Types de réunions

Les mandats qui nous sont confiés sont de toute nature, du plus simple au plus complexe.

  • Réunion de vente
  • Formation professionnelle et médicale continue
  • Lancement de produits
  • Satellite symposium
  • « National Visiting Professor »
  • Réunion de consultation
  • Comité aviseur
  • Formation de formateurs
  • Réunion annuelle
  • Voyage de motivation

Invitations, inscription, logistique (lieu, audio-visuel, nourriture), hébergement, transport (terrestre et aérien), présentations (handouts) et autre matériel de communication, CDA, émission de chèques, évaluations, chaque petit détail est pris en compte...

Nos services

  • Invitations
  • Inscription
  • Logistique (site, audio-visuel, nourriture)
  • Hébergement
  • Transport (terrestre et aérien)
  • Présentations, pochette d’accueil (handouts) et autre matériel de communication
  • CDA (contrats)
  • Émission de chèques
  • Compilation d’évaluations

Chaque petit détail est pris en compte...

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